社内懇親会の準備では、料理や会場の手配に目が向きがちですが、当日の受付も先に決めておきたい仕事です。参加者が入口で立ち止まると、後から来た人が入りにくくなり、幹事は開始前から問い合わせへの対応に追われます。

参加者名簿を用意するだけでなく、受付から会場内へどう案内するかまで考えましょう。総務担当者や幹事が、社内で懇親会を開くときに確認したい準備を紹介します。

出欠の締切と、料理の人数確定日は分けて考える

出欠の締切を決める前に、会場やケータリング会社へ人数を伝える期限を確認します。社内の締切と発注先の期限が同じ日だと、未回答者への確認や集計の時間が足りなくなることがあります。

名簿には、氏名、部署、出欠、回答の更新日を記載しておくと、担当者が交代しても確認しやすくなります。参加者の個別の要望は、当日の受付で初めて聞くのではなく、必要なものを事前に確認して手配先へ相談しましょう。

受付では「確認する人」と「案内する人」を決める

受付担当が出欠確認、名札の受け渡し、席の説明、遅れて来た人への対応を一人で行うと、参加者が重なったときに列が止まりやすくなります。人数や入口の広さに応じて、名簿を確認する役割と、会場内へ案内する役割を分けることを検討してください。

役割を分けるときは、誰が当日の参加人数を集計するかも決めます。受付に人が複数いても、人数の報告先と集計方法を一つにしておけば、途中で数字が食い違いにくくなります。

名札は、渡す順番まで考えて用意する

部署ごとの交流を増やしたい会なら、氏名に加えて部署が分かる名札を用意する方法があります。名札を置く順番は、五十音順や部署別など、受付担当者が探しやすい形にそろえます。

名札の印刷が間に合わない参加者や、当日変更に備えた無記名の名札と筆記具も用意しておきましょう。来場者が自分で名札を取る場合は、入口のすぐ前に人が集まらないように、置き場所を確認します。

受付と料理台を、同じ場所に集中させない

入口のそばに受付、飲み物、料理台をまとめると、入場する人と料理を取りに来る人の動きが重なります。会場図面に入口、受付、料理台、飲み物の場所を書き込み、人が待つ場所と通り抜ける場所を確認してください。

貸会場では、入口付近の通路や共用部を受付に使えるか、会場側への確認が必要です。避難経路や扉をふさがない配置にし、必要に応じて施設管理者や手配先と相談しましょう。

開始前に、案内する内容をそろえる

受付担当者によって説明が違わないよう、伝える内容を短くまとめます。座席が決まっている場合は席の位置、自由席なら利用できる範囲、手荷物の置き場所などを共有してください。

• 会の開始予定と、開始前に待機する場所
• 席が指定か自由席か
• 荷物・上着を置く場所
• 当日の相談窓口と、その担当者
• 遅れて来た参加者の案内方法

遅刻者の受付をいつまで置くか、受付担当が会場へ入った後は誰が対応するかも決めておくと、乾杯後の幹事の負担を減らせます。

受付の仕事と、料理を提供する仕事を分けて相談する

懇親会を外部へ依頼する場合も、受付や名簿管理が依頼範囲に含まれるとは限りません。アールケータリングの出張宴会パーティープランは、基本プランが料理・デザートのお届けです。スタッフの手配や設営などは別途相談となるため、当日どの仕事を任せたいかを見積もり時に伝えましょう。

受付を社内で担当するなら、会場の案内と進行に集中できるよう、料理の受け取り、配置、終了後の片付けを誰が行うかまで整理しておくことが大切です。

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