社内懇親会では、参加人数だけでなく、食物アレルギーや宗教上の食事制限、苦手な食材なども事前に把握する必要があります。ただし、質問の仕方が曖昧だと、幹事が「すべて個別対応できる」と受け取られたり、必要以上に詳しい個人情報を集めたりする原因になります。

大切なのは、参加者への確認とケータリング会社への相談を分けることです。まず必要最小限の情報を集め、対応できる範囲を確認してから、当日の案内を確定します。ここでは、法人の総務・人事・幹事が実務で使える整理方法を紹介します。

最初に「制限」と「希望」を分ける

ひとつの自由記述欄にまとめると、対応の優先順位が分かりにくくなります。回答項目は、少なくとも次のように分けておくと整理しやすくなります。

• 食物アレルギーなど、安全のために避ける必要があるもの
• 宗教・信条上、食べられないもの
• ベジタリアンなど、本人が継続している食事方針
• 苦手な食材や味の好み

安全に関わる申告と好みを同じ扱いにしないことがポイントです。幹事側で医学的な判断はせず、本人からの申告内容をそのまま整理し、対応可否は提供会社へ確認します。

参加者アンケートは必要最小限にする

アンケートには、氏名または社員番号、該当する区分、避ける必要がある食材、本人が希望する確認方法、幹事からの連絡先を設けます。「詳しい病歴」や「診断名」まで一律に求める必要はありません。回答の閲覧者も、担当幹事など必要な人に限定します。

案内文には「回答内容をもとに提供会社へ相談しますが、個別対応を確約するものではありません」と明記しておくと、期待値の行き違いを防げます。回答がない場合の扱いと、締切後の変更連絡先も併記しましょう。

問い合わせ前に社内の締切を置く

アールケータリングの公式案内では、予約日の1か月前までの問い合わせが案内されており、急ぎの場合は応相談ですが、予約状況によって受けられない場合があります。社内アンケートの締切は、問い合わせ日より前に設定し、未回答者への確認期間も確保します。

• 開催候補日・会場・参加見込み人数を決める
• 参加者へ食事制限アンケートを送る
• 回答を区分別に集計し、匿名の人数表も作る
• 提供会社へ、対応可否と必要な準備を相談する
• 確定した内容だけを参加者へ案内する

提供会社へ確認する項目

公式プランページには、個別のアレルギー対応や宗教食への対応可否は明記されていません。そのため、対応できる前提で案内せず、対象食材、人数、希望内容を伝えて相談します。

• 対象メニューの原材料をどこまで確認できるか
• 調理・盛り付け時の混入リスクをどこまで説明できるか
• 料理を分ける場合の容器、表示、受け渡し方法
• 人数や内容を変更できる期限
• 対応できない場合に参加者へ案内すべきこと

口頭だけでなく、確認結果をメールなどで残しておくと、幹事交代や当日の担当変更にも対応しやすくなります。

当日は「誰の料理か」を迷わせない

個別に分けた料理がある場合は、本人が確実に受け取れる導線を決めます。氏名を会場全体へ大きく掲示するのではなく、管理番号や受付での受け渡しなど、必要以上に申告内容が周囲へ伝わらない方法を検討します。

料理札を用意する場合も、「表示があるから安全」と断定しないことが重要です。参加者本人にも、事前に確認した内容と当日の受け取り方法を個別に共有します。

基本プランの提供範囲も同時に確認する

アールケータリングの基本プランは、希望場所へ料理・デザートを届けるサービスです。設営、配膳、料理の提供、片付けは基本プランに含まれず、スタッフ手配などは別途料金での相談となります。個別料理の受け渡しや表示をスタッフへ依頼したい場合も、注文時に対応内容と費用を確認してください。

幹事の最終チェックリスト

• 安全上の制限と嗜好を分けて集計した
• 回答の閲覧者と保管場所を限定した
• 個別対応を確約せず、提供会社へ相談した
• 原材料と混入リスクの確認範囲を把握した
• 当日の表示・受け渡し担当を決めた
• 本人へ確定内容を個別に伝えた
• 締切後の変更連絡先を案内した

食事制限への配慮は、特別な料理を用意することだけではありません。確認できた範囲を正確に伝え、参加者が自分で判断できる状態をつくることが、安心して参加できる懇親会につながります。

関連する公式情報

ケータリングプラン、ご利用の流れ、対応可能エリアをご確認ください。具体的な対応可否や見積もりは、お問い合わせフォームから相談できます。