社内の歓送迎会では、料理や会場の準備だけでなく、迎える人・送り出す人が迷わず動ける段取りが欠かせません。席が決まっていない、挨拶を頼まれた本人が内容を知らない、記念品の渡し手が不在といった小さな行き違いは、当日の進行を止める原因になります。

幹事が最初に整理したいのは「主役に何をしてもらうか」と「周囲がどう支えるか」です。ここでは、総務・人事・幹事が使える主役対応の確認項目を、準備から当日までの順番でまとめます。

歓迎と送別をひとつの進行表に混ぜない

歓迎される人には自己紹介や今後の抱負、送り出す人には在籍中のエピソードやお礼の言葉を依頼することが一般的です。同じ「主役」として一括りにせず、氏名、所属、立場、依頼する内容、登壇順、持ち時間を一人ずつ整理します。

• 歓迎対象者：紹介者、自己紹介、着任日や配属先
• 送別対象者：送る言葉の担当者、本人挨拶、最終出社日
• 異動者：旧部署と新部署のどちらが紹介するか
• 欠席の可能性がある人：代理紹介や記念品の渡し方

社内で使う呼称や氏名の読み方も事前に確認します。司会台本へ読み仮名を入れておけば、初対面の司会者でも紹介しやすくなります。

主役ごとの確認シートを1枚作る

情報はチャット、メール、口頭連絡に分散させず、一人につき1行の一覧表へまとめます。個人情報を必要以上に集めず、歓送迎会の運営に必要な項目だけを記載します。

• 氏名、読み方、所属、役職
• 到着予定時刻と途中退席の有無
• 依頼済みの挨拶内容と持ち時間
• 食事制限など、料理手配に必要な申告
• 記念品・花束の有無と受け取り方法
• 当日の連絡担当者

一覧表の閲覧者は運営担当に限定します。当日スタッフへ渡す資料には、進行に不要な情報を載せないようにしましょう。

進行は「食事できる時間」から逆算する

開会直後から挨拶を続けると、主役だけが長時間食事を取れない場合があります。乾杯後すぐに歓談時間を置き、料理を取るタイミングを確保してから紹介や送別の時間へ進むなど、主役が参加者と話せる時間も含めて組み立てます。

一般的な準備例は、開会・乾杯、歓談、歓迎者紹介、送る言葉、記念品贈呈、送別者挨拶、締めの順です。ただし、対象人数や会社の慣例に合わせて調整し、各パートの開始時刻ではなく「何分以内に終えるか」まで台本に記載します。

席は挨拶と移動のしやすさで決める

主役席は上座だけで機械的に決めず、登壇場所、料理台、出入口、参加者との交流を考えます。挨拶のたびに会場を横断する配置や、ビュッフェ台の列と登壇動線が重なる配置は避けたいところです。

• 司会から合図を受け取りやすい
• マイクまで短い距離で移動できる
• 料理や飲み物を取りに行きやすい
• 記念品を一時的に置ける場所がある
• 途中退席時に会場全体を横切らずに済む

記念品は購入より先に受け渡しを決める

記念品や花束は、購入担当、保管場所、会場への持ち込み時刻、渡す人、司会の合図、持ち帰り方法まで決めます。大きな品物は、本人が公共交通機関で帰宅する場合に負担になることがあります。包装後の大きさと重量も確認しましょう。

複数名へ渡す場合は、品物に付箋などで識別情報を付け、司会台本と並び順を合わせます。金額や私的なメッセージが参加者全員に見える状態で置かれないよう、管理担当を決めておくと安心です。

ケータリング会社へ共有する内容

料理の提供時間と挨拶・贈呈の時間が重なると、配膳や参加者の移動で会場が落ち着かないことがあります。注文時には、開催日時、人数、会場、用途に加えて、乾杯、挨拶、記念品贈呈の予定時刻を共有し、料理を置く時間や撤収の条件を確認します。

アールケータリングの基本プランは、希望場所へ料理・デザートを届けるサービスです。設営、配膳、料理の提供、片付けは基本プランに含まれず、スタッフの手配などを希望する場合は別途料金での相談となります。司会や記念品贈呈の進行まで対応するサービスが標準で含まれるとは記載されていないため、必要な支援は内容ごとに確認してください。

公式の利用案内では、予約日の1か月前までの問い合わせが案内されています。急ぎの場合は応相談ですが、予約状況によって受けられない場合があります。歓送迎会が重なる時期は、対象者と参加見込み人数が分かった段階で早めに相談しましょう。

当日の最終チェックリスト

• 主役全員の出席・到着予定を確認した
• 氏名の読み方と紹介順を司会と共有した
• 挨拶の持ち時間を本人へ伝えた
• 席からマイクまでの動線を確認した
• 記念品の並び順と渡し手を決めた
• 主役が食事・歓談できる時間を確保した
• 欠席や遅刻時の代替進行を用意した

歓送迎会は、対象者を紹介するだけの会ではありません。主役が落ち着いて参加者と話し、気持ちよく次の一歩へ進めるよう、料理・進行・贈呈の時間をひとつの表で管理することが大切です。

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