社内懇親会では、開会挨拶、乾杯、中締め、閉会挨拶を誰に頼むかで幹事が迷うことがあります。役職が高い人へ順番にお願いするだけでは、会の目的や参加者との関係に合わず、当日になって挨拶が長引いたり、依頼された本人が戸惑ったりすることもあります。

まず各挨拶の役割を分け、依頼する相手、話してほしい内容、持ち時間、出番の時刻を事前に共有しましょう。総務・人事・幹事が準備段階で確認したいポイントを整理します。

開会・乾杯・中締め・閉会の役割を分ける

同じ「挨拶」でも目的は異なります。開会挨拶は開催目的や参加への感謝を伝え、乾杯は会食と交流の開始を示します。中締めは一区切りを知らせ、閉会挨拶は退場方法や今後の案内につなげる役割があります。

• 開会挨拶：会の目的と参加者への感謝を伝える
• 乾杯：飲み物の準備を確認し、交流を始める
• 中締め：退席する人にも分かる区切りをつくる
• 閉会挨拶：終了時刻、忘れ物、退場方法などを案内する

短い会なら、中締めと閉会を一つにまとめる方法もあります。すべての役割を別の人に頼む必要はありません。会の長さと伝えたい内容に合わせ、必要な場面だけを残します。

役職だけでなく、会の目的から依頼相手を選ぶ

全社行事なら会社を代表して目的を伝えられる人、部署内の懇親会なら参加者との距離が近い責任者など、場に合う人を検討します。歓送迎会では、送り出す側、迎える側、主役本人の挨拶を分け、同じ内容が続かないようにします。

乾杯と中締めを同じ人へ頼む場合も、当日の滞在予定を確認してください。途中退席する人へ中締めを依頼すると、急な交代が必要になります。出張や別予定が入りやすい役職者には、代役候補も決めておくと安心です。

依頼時に伝える情報をそろえる

「乾杯をお願いします」だけでは、本人が準備する範囲を判断できません。一般的な準備例として、開催目的、参加者、出番、持ち時間、話してほしい要点、マイクの有無を一度に伝えます。依頼した日と回答を進行表へ記録し、司会担当にも共有しましょう。

• 会の名称、目的、参加予定者
• 開会から何分後に出番が来るか
• 挨拶と発声を含めた持ち時間
• 紹介する肩書・氏名と読み方
• 触れてほしい話題、避けたい重複
• 当日の集合時刻と変更時の連絡先

司会台本は紹介文と合図まで書く

司会台本には、依頼者の氏名だけでなく「皆さま、お飲み物をお持ちください」「準備が整いましたので、○○さんに乾杯のご発声をお願いします」など、参加者への合図も書きます。挨拶後に拍手を促すのか、そのまま料理案内へ移るのかも決めておきます。

登壇場所への移動が必要なら、直前に声をかける担当を決めます。マイクを渡す人、グラスを用意する人、司会へ準備完了を知らせる人を分けると、乾杯直前の待ち時間を減らしやすくなります。

料理と飲み物の準備に進行を合わせる

乾杯を始める前に、参加者へ飲み物が行き渡っているかを確認します。料理の準備中に長い挨拶を入れる、または料理が並んでから待ち時間をつくると、提供の流れと参加者の動きが合わなくなることがあります。料理の受け取り・配置時刻と開会時刻を一つの進行表で確認しましょう。

中締めの時刻は、終了予定から逆算します。挨拶後も交流を続けられるのか、すぐに片付けへ移るのかを司会から明確に案内し、会場の利用終了時刻を越えないようにします。

当日の変更に備える確認表

• 依頼した本人の到着と滞在予定を確認したか
• 欠席時の代役と、紹介文の差し替えを決めたか
• 司会、マイク、グラス準備の担当が分かれているか
• 料理・飲み物の準備完了を誰が判断するか
• 中締め後の退場・片付け案内を用意したか

ケータリング会社へ進行条件を伝える

相談時には、開催日、人数、会場、開始・終了時刻に加え、乾杯予定時刻と料理を取り始める時刻を伝えます。アールケータリングの公式案内では、基本プランは希望場所への料理・デザートのお届けで、設営・配膳・料理の提供・片付け等は含まれません。これらやスタッフ手配を希望する場合は別途料金の相談が必要です。司会進行やグラス準備など、社内で行う仕事と相談したい仕事を分けて確認しましょう。

問い合わせの目安は予約日の1か月前までです。急ぎは応相談ですが、予約状況により受けられない場合があります。挨拶担当者が未定でも、開催条件が固まった段階で料理や必要な作業について早めに相談します。

まとめ

乾杯や中締めは、役職順だけで決めず、それぞれの役割と会の目的に合う人へ依頼することが大切です。依頼内容、持ち時間、出番、代役、料理準備との関係を進行表へまとめれば、当日の変更にも対応しやすくなります。

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