社内懇親会の案内文の作り方｜アールケータリング

Column

コラム

26.10.26

「何時に行けばよいですか」「食事は出ますか」「入口はどこですか」。社内懇親会の直前に似た質問が続く場合、案内文に必要な情報が散らばっているのかもしれません。料理や会場の手配が済んでも、参加者が当日の動きを想像できなければ、幹事への確認が増えます。

案内文は行事名と日時を知らせるだけでなく、参加するかを判断し、回答し、当日会場へ向かうための情報をまとめるものです。ここではケータリングを利用する懇親会を想定した一般的な準備例を紹介します。特定企業の実績や、サービス内容の保証ではありません。

冒頭には、開催目的、対象者、参加の扱いを短く記載します。例えば「部署を越えた交流を目的とする会」「新入社員を迎える会」では、参加者が準備することも変わります。参加が任意かどうか、業務としての扱いはどうするかなどは、社内方針を確認したうえで案内してください。

服装、名刺、紹介用の一言などが必要なら、その理由と一緒に知らせます。「いつもの懇親会だから分かるはず」とせず、初参加の人や別拠点の人が読んでも判断できる表現にしましょう。

受付を始める時刻、集まってほしい時刻、挨拶や乾杯の開始時刻、終了予定を区別します。「18時から」とだけ書くと、18時に建物へ着く人と、18時には着席している人が混在します。会議後に別室へ移動する場合は、会議室と懇親会会場を取り違えない表記が必要です。

会場名に加え、住所、建物名、階数、使用する入口を記載します。地図へのリンクだけで済ませず、「正面入口から入館し、指定の階へ」など、施設に確認した経路を補足しましょう。夜間に入口が変わるか、入館証が必要かも確認事項です。

車での来場や駐車場の案内を載せる場合は、利用できる条件を会場へ確認します。遅れて到着する人には、通常の受付が終わった後の連絡先や合流方法を伝え、担当者の個人連絡先を無断で配布しないようにしてください。

参加者にとって「夕食を兼ねる会」なのか「セミナー後の軽食を伴う交流会」なのかは、参加前の判断材料です。案内では、実際に発注する内容と整合するように、食事の位置づけ、着席か立食か、飲み物の用意の有無を知らせます。

まだ相談中のメニューを確定事項として載せたり、全員に十分な量を保証したりしないでください。食事に関する個別の相談窓口は設けても、対応できると確認する前に「どのような要望にも対応します」と案内しないことが大切です。

出欠の回答は、フォームや社内ツールなど、幹事が管理できる方法を一つ示します。メール返信と口頭連絡が混在すると、誰の回答を最新として扱うか分かりにくくなります。欠席の人にも回答が必要か、回答後に変更する場合はどうするかまで書きましょう。

社内の回答期限は、手配先へ確認した人数確定期限と、集計に必要な時間を踏まえて設定します。未確定の参加者がいる場合も、自己判断で発注人数を変更できるとは考えず、変更条件を手配先に相談してください。

最初の案内に長い説明を詰め込むより、重要事項を本文に置き、詳細は社内の共有ページへまとめる方法があります。スマートフォンでも集合時刻、入口、連絡先がすぐ見つかる順番にし、リンクが対象者全員に開けるかも確認します。

会場や時刻が変わった場合は、資料を書き換えるだけでなく、変更箇所を明示して再連絡します。直前のリマインドでは、回答済みの人に同じ回答を求めず、当日の移動と集合に必要な情報に絞りましょう。

アールケータリングの基本プランは料理・デザートのお届けで、設営・配膳・料理の提供・片付け等は含まれません。スタッフの手配等は別途料金のため、参加者への案内作成や出欠管理も任せられると決めつけず、希望する作業と費用を個別に確認してください。

公式のご利用の流れでは、予約日の1ヶ月前までの問い合わせが案内されています。急ぎは応相談ですが、予約状況によっては受けられない場合があります。開催場所、人数、目的を伝え、料金・最低注文条件・対応エリア・提供範囲を確認してから、参加者へ確定情報を届けましょう。