懇親会の音響・映像チェック｜アールケータリング

Column

コラム

26.10.24

懇親会の当日、乾杯の挨拶が聞こえない、用意した動画の音が出ない、司会と映像担当の合図が合わない。こうした行き違いを減らすには、機材の予約だけでなく、誰が何を操作するかまで決めておく必要があります。

ケータリングを利用する社内懇親会でも、音響・映像は料理とは別の準備項目です。総務・人事・幹事が会場担当者や司会者と共有したい確認事項を、一般的な準備例として紹介します。特定の会場での実績や、標準の付帯サービスを示すものではありません。

最初に「何をしたいか」を整理します。挨拶と乾杯だけなのか、表彰、スライド、動画の上映もあるのかによって、確認する機材と担当は変わります。マイクやスクリーンを多く借りることから始めず、必要な場面を一つずつ書き出しましょう。

司会と挨拶する人がどこに立つか、同時に何人が話すか、客席から発言を受けるかも確認します。会場備品の有無だけでなく、本数、利用時間、操作担当、追加料金、事前テストが可能な時間を会場側に尋ねてください。

会場の機材が動くことと、持ち込む端末で予定の資料を再生できることは別です。本番で使うパソコン、接続用の部品、スライドや動画をそろえ、実際の組み合わせで確認します。必要な接続方法は会場担当者に聞き、不明なまま当日を迎えないようにしましょう。

動画は映るかだけでなく、会場のスピーカーから音が出るか、再生を終えた後に次の画面へ戻れるかまで確かめます。資料に使用する書体や画面の比率で見え方が変わることもあるため、後方の席から文字を読めるかも確認してください。

共有するファイルは開催日と版が分かる名前にし、司会者と操作担当が同じ最新版を参照できるようにします。投影用の端末では通知を止め、業務資料や個人情報を誤って表示しない準備も必要です。会場の操作ルールに従い、確認済みの設定をむやみに変更しないようにします。

スクリーンが見える位置に料理台を置いてしまうと、料理を取る人が映像を遮ることがあります。挨拶する位置、客席、料理台、飲み物、機材を図面に重ね、参加者が移動する経路も確認しましょう。

電源や配線は施設の担当者へ相談し、通路を横切るケーブルの処理や、必要な電源容量を確認します。幹事の判断で配線を増やしたり、機材を無理に動かしたりせず、料理の搬入・補充と重ならない設置方法を決めてください。

マイクの聞こえ方は、司会の位置だけでなく客席の前後でも確認します。会場担当者の案内を受けながら本番の立ち位置で試し、食事や歓談をしながらでも案内が届くかを考えます。音量を上げるだけで解決しようとせず、話し始める前の声かけも準備しましょう。

進行表には時刻だけでなく、司会の言葉、映す資料、音楽の開始・停止、料理提供の予定を並べます。「挨拶が終わったら」ではなく、「司会が紹介を終え、操作担当へ合図してから再生する」のように、判断する人を明確にします。

司会者が話しながらパソコンを操作し、さらに料理の到着も確認する計画は避けたいものです。規模に応じて担当を分け、会場・料理・進行の変更をまとめる連絡役を決めておきます。幹事が交代しても分かる、短い指示にそろえることが大切です。

不具合が起きたときに、全員が復旧を待ち続ける進行にしないようにします。動画を省いて司会が要点を紹介する、画面を使わず挨拶を先に進めるなど、会の目的を保てる代替案を決めておきましょう。

機材の対応は会場担当者へ連絡し、進行を変更するかは決めておいた責任者が判断します。料理の予定にも影響する場合は手配先へ伝え、提供時刻や扱いを勝手に変更しないようにしてください。

アールケータリングの基本プランは料理・デザートのお届けです。設営・配膳・料理の提供・片付け等は含まれず、スタッフ手配等は別途料金となります。音響や映像機材、司会も一式に含まれるとは考えず、必要な手配と費用を個別に確認しましょう。

相談時には日時・人数・会場・料理形式に加え、挨拶や上映の予定を伝えます。公式のご利用の流れでは予約日の1ヶ月前までの問い合わせを案内しています。急ぎの場合は応相談ですが、予約状況によって受けられない場合があります。料金・最低注文条件・対応エリアは公式ページと見積りで確認してください。