社内懇親会の飲み物手配チェック｜種類・置き場所・補充担当の決め方

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コラム

26.10.23

社内懇親会の準備では、料理を先に決め、飲み物は「当日までに買えばよい」と後回しにしがちです。しかし、乾杯の直前にコップが足りない、飲み物を冷やす場所がない、補充する担当がいないと、幹事の仕事が一度に増えてしまいます。

飲み物は種類と量だけでなく、受け取りから提供、片付けまでを一つの作業として考えましょう。ここでは総務・人事・幹事向けに、一般的な準備例を紹介します。特定の企業での実績や、アールケータリングの標準サービス内容を示すものではありません。

アルコールの有無を決める前に、社内ルールと会場の持ち込み条件を確認します。用意する場合でも、全員が飲む前提にはせず、水やお茶など、食事中に選びやすいソフトドリンクを確保しましょう。

甘い飲み物、甘くない飲み物、炭酸のあるものなどを分けて考えると、種類を整理できます。出欠確認で希望を聞く場合は、必要な選択肢だけを尋ね、飲まない理由の申告は求めない形にします。乾杯も好きな飲み物で参加できると事前に案内してください。

人数だけで本数を決めず、開催時間、食事の有無、途中参加者、提供する容器の容量を整理します。まず乾杯時に何人分をどの場所で用意するか、その後にどう補充するかを分けて計画しましょう。

必要量を検討する際は、「参加人数×想定する杯数×一杯の容量」を仮の目安にし、実際の種類や量は業者と相談します。特定の杯数を全員に当てはめず、ソフトドリンクだけを選ぶ人や、途中で飲み物を変える人も想定してください。

フリードリンクを依頼する場合も、対象の飲み物、利用時間、対象人数、ラストオーダーの有無、容器や氷の扱いを確認します。「飲み放題」という言葉だけで、スタッフによる提供やすべての備品が含まれると判断しないことが大切です。

料理台のすぐ隣に飲み物を集めると、料理を取る人と飲み物を注ぐ人が同じ場所で止まります。会場図面で、料理台、飲み物、コップ、返却場所への動きを確認し、扉や通路をふさがない配置を検討しましょう。

冷蔵庫や保冷容器を使えるか、氷をどこで保管するか、補充用の飲料を置けるかも事前確認が必要です。温かい飲み物を予定する場合は、機器と電源の使用可否、置き場所、取り扱う担当を会場側と相談します。設備がない場所で、その場の加熱や冷却ができると決めつけないでください。

容器や見た目が似ている飲み物は、商品表示を確認できる状態で置き、名前とアルコールの有無が分かる案内を用意します。中身を別の容器へ移す場合も、表示が失われないようにしましょう。

コップや氷の置き方も、参加者が迷わず使えるようにそろえます。注ぐ場所に説明をまとめ、飲み物の紹介だけを司会の口頭説明に頼らない形にします。参加者同士で飲酒を勧めることを前提にせず、各自が選べる運営にしてください。

幹事が司会や受付を兼ねていると、ドリンク台の不足に気づいても動けないことがあります。残量を見る人、コップや氷を補充する人、追加が必要なときに判断する人を決め、連絡方法を共有しておきましょう。

外部スタッフへ依頼する場合は、どの作業を何時から何時まで任せるかを確認します。社内で担当する場合も、交代できるよう役割を分けます。余った未開封品の扱い、空容器の分別、飲み残しの処理、レンタル品の返却まで決めておくと、終了後の作業を整理できます。

アールケータリングの公式プランページには、ソフトドリンクやアルコールメニューについての案内があります。掲載内容を一律にすべての料理プランへ当てはめず、利用するプランとの組み合わせ、料金、提供範囲を見積り時に確認してください。

基本プランは料理・デザートのお届けで、設営・配膳・料理の提供・片付け等は含まれません。スタッフ手配等は別途料金となるため、飲み物の準備や補充を任せたい場合も、希望する作業を具体的に伝えましょう。

公式のご利用の流れでは、予約日の1ヶ月前までの問い合わせを案内しています。急ぎの場合は応相談ですが、予約状況により受けられない場合があります。日時・人数・会場と希望内容を整理し、最低注文条件や対応エリアも含めて相談してください。