オフィス懇親会のケータリング搬入チェック｜入館申請・荷下ろし・受け取りの準備

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コラム

26.10.21

社内懇親会の料理を手配するとき、人数やメニューは決まっていても、「車をどこに止めるか」「誰が入口で受け取るか」が未定のことがあります。特にオフィスビルでは、普段の来客用入口と搬入用入口が異なったり、事前の入館申請が必要だったりします。

料理の到着後に確認を始めると、受け取りや設営の時間が短くなります。総務・人事・幹事が、注文前から当日までに整理しておきたい搬入の確認事項を紹介します。以下は一般的な準備例で、特定の会場での実績を示すものではありません。

最初に、開催する部屋で飲食が認められているか、外部業者が料理を持ち込めるかを確認しましょう。入居企業の了承だけで足りるのか、ビル管理者への届出も必要なのかを分けて確認します。

搬入申請では、会社名、来館者名、車両番号、作業時間などを求められる場合があります。何をいつまでに提出するかを管理者に聞き、その項目だけを業者へ依頼します。名簿などは指定された提出先に必要な範囲で共有し、参加者向けの案内に混ぜないようにしましょう。

本社の住所と会場の建物名が同じでも、車両が入る場所は別の道路側ということがあります。正面玄関、搬入口、駐車場の入口を地図に分けて記し、到着時に向かう場所を一つに決めます。

荷下ろしのための停車が可能か、事前予約や利用料が必要か、車高・車幅の制限があるかも確認事項です。路上での荷下ろしを前提にせず、管理者が認める場所と方法を業者へ伝えてください。雨天時に入口まで屋根があるかも、搬入方法を相談する材料になります。

搬入口から部屋まで、台車を使えるか、段差や狭い扉がないか、どのエレベーターを使うかを確認します。施設側が養生を求める場合は、対象の床や壁と、誰が準備するかまで整理しましょう。

エレベーターの予約時間と会場の利用開始時間がずれていると、到着しても料理を運べません。必要な搬入時間や荷物の量は業者に確認し、ほかの利用者と重なる時間帯を含めて管理者と調整します。通路や避難口を一時置き場にする計画は避け、認められた場所を確保します。

幹事が受付や司会を兼ねる場合は、搬入対応を別の担当者へ割り振ります。到着連絡を受ける人、入口へ迎えに行く人、会場で数量を確認する人を決め、連絡先を事前に業者と共有してください。

受け取り時は、注文内容と照らして料理・備品の数量、置き場所、引き渡し後の扱いを確認します。料理を出すまでの保管方法や提供時刻については、自己判断で長時間置かず、業者の案内を確認しましょう。遅延や入館トラブルが起きたときの連絡先も一本化しておきます。

搬入できても、終了後に搬出口が閉まってしまうことがあります。返却する器具があるか、回収する時刻はいつか、退館の手続きがあるかまで確認します。ごみの処理や室内の清掃についても、施設・社内担当・業者のどこが担うかを決めてください。

アールケータリングの基本プランは、料理・デザートをお届けするサービスです。設営・配膳・料理の提供・片付けは含まれず、スタッフの手配等は別途料金となります。搬入後の作業も依頼したい場合は、その範囲と費用を見積り段階で相談しましょう。

確認表には「確認済み／回答待ち」と担当者名も添えます。日時や入口が変わった場合は、古い案内を残さず、最新版を管理者と業者へ共有しましょう。

公式のご利用の流れでは、予約日の1ヶ月前までの問い合わせを案内しています。急ぎの場合は応相談ですが、予約状況によって受けられない場合があります。日時・人数・希望プランに加え、入館や搬入の制限があることも最初に伝えてください。

料理の料金・最低注文条件・対応エリアはプランや開催場所を確認のうえ相談し、交通費・設営費・器具レンタル費等の追加費用も見積りで確かめます。搬入条件を先にそろえることで、当日に必要な人と作業を具体的に決められます。