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忘年会の幹事引き継ぎに残すこと｜発注条件・当日の役割・次回への記録
会社の忘年会や社内懇親会を毎年開いていても、担当する幹事が替わるたびに、会場や料理の手配を一から確認していることはありませんか。請求書だけを残しても、その金額に何が含まれていたか、当日は誰がどの仕事を担当したかまでは分かりません。
次の担当者が準備を進められるよう、開催前の条件と当日の記録を一つにまとめましょう。ケータリングや宴会代行を利用した会で、引き継ぎに残したい内容を紹介します。
見積書は、最終的に発注した内容と一緒に残す
最初に受け取った見積書と、実際に発注した内容が違う場合は、最終版が分かるようにします。料理のコース、人数、飲み物、スタッフ、備品、追加費用を、確定した条件と合わせて記録してください。
社内で用意した飲み物や備品の費用、会場費なども別に整理します。翌年の予算を検討するときには、業者への支払いだけでなく、開催に使った総額を確認できる形にしておくと役立ちます。
会場の条件を、予約先と搬入条件に分ける
会場名と住所に加えて、予約方法、利用時間、料理の持ち込み条件、搬入口、車両の停車場所を記録します。貸会場の場合は、机や椅子、音響などをどこまで使えたか、終了後にどの状態へ戻したかも残してください。
施設のルールは変わることがあるため、過去の記録をそのまま確定条件として使わず、次回予約時に確認する項目として扱います。確認した日と、問い合わせ先を添えておくと、見直しやすくなります。
当日の役割は「幹事」だけでまとめない
受付、司会、料理の受け取り、飲み物の補充、機材の操作、終了後の片付けは、それぞれ担当する仕事が違います。幹事が複数いる場合も、誰がどの仕事を受け持ったかを記録しましょう。
業者に任せた仕事は、担当範囲と対応した時間を残します。「ケータリングを利用した」という記録だけでは、料理のお届けのみだったのか、スタッフの手配や設営も別途依頼したのかが、次の担当者に伝わりません。
改善点は、次の担当者が動ける書き方にする
「受付が混んだ」「料理が足りなかった気がする」といった感想だけでは、改善する場所を決めにくくなります。混んだ時間帯と場所、当日の対応、次回検討したいことを分けて書きましょう。
- 受付：参加者が重なった時間と、担当者の配置
- 料理台：待ち列ができた場所と、会場の通路
- 飲み物：補充の担当と、置き場所
- 進行：予定が変わった場面と、関係者への連絡方法
- 撤収：片付けに残った仕事と、利用終了までの時間
参加者の意見と、幹事が確認した事実を分けておくことも大切です。料理の量や内容については、実際の参加人数、残った料理、会の時間などを整理し、次回の手配先へ相談する材料にします。
次回の準備に使う、短い確認表を残す
引き継ぎ資料が長くなる場合は、最初のページに確認表を置きます。次の担当者が、発注前に何を確認するかを見つけやすくなります。
- 会の目的・予定日・予定人数・予算上限
- 会場の予約方法と、利用条件の確認先
- 料理・飲み物・スタッフ・備品の依頼範囲
- 人数の確定期限と、変更・キャンセルの条件
- 社内担当者の役割と、当日の進行表
- 見積書・請求書・会場図面の保存先
個人の端末だけに資料を置かず、社内で決めた共有先へまとめておくと、担当者が交代したときにも確認できます。
過去の条件を共有して、次の忘年会を相談する
アールケータリングへ次回の会を相談するときは、前回の人数、料理形式、会場、依頼した仕事に加えて、今回変えたい点をお知らせください。前年の内容と今年の希望を分けて伝えると、予算や役割を具体的に検討できます。
公式サイトでは、開催日の1ヶ月前までのお問い合わせを案内しています。社内の出欠確定を待っている場合も、開催日や会場など、決まっている条件から早めにご相談ください。