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コラム
会議室を懇親会会場へ切り替える段取り｜終了から乾杯までの準備
会議やセミナーの後に、同じ部屋で懇親会を開く計画は、参加者の移動を少なくできる一方、机の配置変更や料理の設営が一度に重なります。会議終了時刻と懇親会開始時刻だけを決めても、その間に必要な作業が入らなければ、準備は間に合いません。
ケータリングを利用する場合は、料理が届く時刻に加えて、会場を使える時間と、切り替え作業を担当する人まで決めましょう。会議室を懇親会会場へ変える際の準備を整理します。
予約するのは、会議と懇親会の時間だけではない
貸会場の利用時間には、搬入、設営、撤収に使う時間も含めて考えます。会議が終わってから机を移動し、その後に料理台を設置するなら、作業できる時間がどれだけあるかを会場側と確認してください。
会議が延びる可能性がある場合は、準備開始を遅らせても懇親会を進められるかを検討します。別室に料理や備品を置いて準備できるか、会議中に搬入してよいかは、施設ごとのルールに従って相談します。
「何を動かすか」を会場図面で決める
会議用の机や椅子をすべて移動する必要があるかを確認します。懇親会で使う机を一部残せば、変更する作業を減らせることがあります。料理台、飲み物、会話する場所を図面に書き込み、必要な移動だけに絞りましょう。
机を動かした後の置き場所も必要です。使わない備品を通路や扉の前に寄せる計画にせず、会場が認める保管場所を確認してください。終了後に元のレイアウトへ戻す範囲も、事前に決めておきます。
参加者の待機場所を確保する
机を動かしている間に参加者がその場に残ると、荷物の移動や声かけに時間がかかることがあります。準備中に利用できるロビーや別室があるか、会場の管理者へ確認しましょう。
参加者への案内には、会議終了後にいったん退室するのか、会場へ戻る時刻はいつかを記載します。手荷物を持って移動してもらうか、会場内の指定場所へ置くかも、当日の説明に含めてください。
切り替え作業を、同時に進められる形にする
作業の順番を決める際は、前の作業が終わるまで始められない仕事と、別の場所で進められる仕事を分けます。例えば、机の移動と料理台への盛り付けが同じ場所で重なるなら、先に机の配置を終える必要があります。
- 会議資料・機材の片付け：担当者と移動先を決める
- 机・椅子の配置変更：移動する範囲を図面で共有する
- 料理台の設営：使う場所と作業開始条件を伝える
- 飲み物の準備：料理とは別の場所で進められるか確認する
- 音響・案内の確認：乾杯や挨拶に使うものを準備する
このリストは準備項目の例です。必要な時間や人数は、会場の広さ、備品、料理形式によって変わるため、現場の条件を伝えて相談してください。
会の開始は、作業完了を確認してから判断する
幹事は開始前に、料理台と通路の配置、飲み物の準備、参加者の入場を確認します。司会者や進行担当が別にいる場合は、準備完了を誰が知らせるかを決めておくと、設営の途中で乾杯が始まることを防げます。
進行表には、会議終了、切り替え作業、再入場、挨拶、乾杯を別々に記載します。会議が長引いたときの連絡先と、どの予定を調整するかも共有しておきましょう。
設営の相談には、開始時刻と会場図面を一緒に伝える
アールケータリングへ相談する際は、会の開始時刻だけでなく、搬入できる時刻、会議が終わる時刻、撤収期限をお知らせください。基本プランは料理・デザートのお届けで、設営やスタッフの手配は別途相談となります。
「会議後に同じ部屋で懇親会を開きたい」と最初に伝え、図面や現地写真を添えると、必要な備品と当日の役割を具体的に相談できます。