懇親会の片付け・原状回復｜アールケータリング

Column

コラム

26.10.25

懇親会が終わって参加者を見送った後、机の移動やごみの処理が幹事だけに残っていませんか。ケータリングを利用する場合も、「料理の手配」と「終了後の会場返却」は分けて確認する必要があります。

総務・人事・幹事が事前に決めておきたいのは、片付ける物、担当者、完了の判断基準です。ここでは社内懇親会を想定した一般的な準備例を紹介します。特定の会場の規則や、実際の実績を示すものではありません。

進行表には、締めの挨拶、参加者の退場、片付け開始、原状回復の確認、鍵の返却を別々に記載しましょう。貸会場の利用終了が「全員の退館」なのか「管理者による確認完了」なのかによっても段取りは変わります。

例えば、会場の返却期限を18時とする計画なら、18時まで懇親会を続けるのではなく、必要な撤収作業から終了時刻を逆算します。所要時間は人数、備品、運搬経路で異なるため、この例を標準時間とはせず、会場担当者と確認してください。

終了後の物は、借りた備品、使い捨て容器、残った料理、飲み物、装飾物などに分けます。「まとめて隅に置く」だけでは、誰が何を引き取るのか判断できません。借りた物を誤って捨てないよう、回収対象と回収日時を発注先へ確認しましょう。

ごみは会場で処理できるとは限りません。分別方法、指定袋、集積場所、持ち帰りの要否、処理費用の有無を事前に確認します。飲み残しの処理場所も会場の指示に従い、手洗い場などへ自己判断で流さないようにします。

残った料理を参加者へ配る計画は、事前確認なしに進めないでください。保管や持ち帰りの扱いは提供側に相談し、その場の判断で容器を用意したり、持ち帰れると案内したりしないことが大切です。

利用開始時に、会場の許可を得て机・椅子の配置、備品の置き場所を記録しておくと、戻す状態を共有できます。室内写真には社外秘の資料や参加者の個人情報が写り込まないよう注意し、必要な範囲だけを記録します。

返却するのは机の配置だけではありません。借りたマイクやケーブルの数量、冷蔵庫や控室に残した物、掲示物、養生材、受付の名札なども確認対象です。壁や床の汚れ・傷に気づいた場合は、無理に補修せず会場担当者へ報告してください。

重量物や電気機器の撤収は、施設や手配先が指定する方法で行います。参加者が通る場所と運搬作業が重なる場合は、退場案内と搬出の順番を調整し、通路や出口に荷物を置かない計画にしましょう。

役割表には「全員で片付け」だけでなく、料理台、飲み物、ごみ、机・椅子、受付・忘れ物の担当を記載します。各担当が終えた作業を、最終確認者へ知らせる形にすると、確認前に全員が帰ってしまう事態を避けられます。

幹事が見送りで席を外す場合は、会場担当者や手配先との連絡役を別に置きます。回収業者の到着が遅れた場合、予定時間までに片付かない場合の連絡先も共有し、延長できることや追加料金が一定であることを前提にしないでください。

アールケータリングの基本プランは料理・デザートのお届けであり、設営・配膳・料理の提供・片付け等は含まれていません。設営やスタッフの手配等は別途料金となるため、片付けを希望する場合も、依頼できる内容・費用を個別に確認してください。

問い合わせ時には、会場住所、予定人数、料理プラン、会の終了時刻、返却期限を伝えます。さらに「料理台の撤収」「借用品の回収」「ごみ処理」「机・椅子の復旧」のうち、どこまで依頼したいかを具体的に分けると、社内に残る作業を把握できます。

公式のご利用の流れでは、予約日の1ヶ月前までの問い合わせが案内されています。急ぎの場合は応相談ですが、予約状況によって受けられない場合があります。料金・最低注文条件・対応エリアは公式ページを確認し、当日の役割分担は見積りと打ち合わせで確定しましょう。